تنظيم الوقت من المهارات الهامة التي يجب أن يتعلمها الإنسان، تقريرنا سيأخذك في جولة بين ثنايا الموضوع حتى تتمكن من هذه المهارة.
مفهوم تنظيم الوقت
تنظيم الوقت أي الجهد الذي يبذله الإنسان من أجل تقسيم اليوم على المهام التي سيقوم بها،
ويعني أيضاً القدرة على إدارته والتخطيط الجيد لتأدية كافة المهام على مدار اليوم، بحيث ينجح في تحقيق التوازن ما بين العمل أي كانت عدد ساعاته كثيرة أو قليلة والحياة الشخصية، يتم ذلك من خلال مجموعة من الأدوات والاستراتيجيات التي تساعد للوصول لهذا الهدف.
هناك بعض المفاهيم المرتبطة بتنظيم الوقت:
- أن إدارته ليست مقتصرة على الأشخاص فقط، بل المؤسسات الكبرى والشركات تتبع هذا المفهوم.
- أن الوقت ليس شيئاً ملموساً يمكن التحكم به، بل يحدث الأمر عبر مجموعة من الاستراتيجيات ابتكرها الخبراء.
- بالإضافة لما سبق فإن مفهوم إدارة الوقت لايعني بتنسيق المهام فقط خلال الفترة الزمنية المحددة، بل بكيفية استغلال وقت الفراغ.
استراتيجيات تنظيم الوقت
بما أن الأشخاص مختلفون، كل منهم يحتاج لاستراتيجية مختلفة عن سابقتها لتحقيق الاستفادة القصوى من الوقت، ومن بين هذه الاستراتيجيات:
تحليل باريتو
نظرية إيطالية ابتكرها رجل الاقتصاد فيلفريدو باريتو وتعتمد على 20/80 أي أن 20% من أعمالِك ستكون سبباً في جودة النتائج، فعلى سبيل المثال، 80% من أرباحك أو خسارتك بالعمل ستكون بسبب 20% من قراراتك،
أيضاً نجاح الطالب متوقف على المذاكر، وهكذا، أكثر المستفيدين من هذه النظرية:
- المحللون الاقتصاديون.
- الأخصائيون النفسيون.
- المهتمون بحل المشكلات.
تقنية بومودورو
إحدى أهم استراتيجيات تنظيم الوقت، ليس لشيوعها فقط، بل لأنها تناسب قطاع عريض من الناس،
كما أنها تعتمد على تقسيم المهام على فترات زمنية محددة، لذلك فهى الأكثر استخداماً
أطلق عليها مصطلح “نظرية الطماطم” لأن المؤقت الخاص بها يشبه البندورة لحد كبير.
مثال على تقنية بومودورو:
- حدد مهمة معينة ستقوم بها سواء إنجاز عمل ما.
- بعد ذلك اضبط المؤقت على ٢٥ دقيقة.
- عندما ينتهي الوقت، يمكنك التمتع باستراحة قصيرة لشرب القهوة أو استنشاق الهواء النقي أيضاً.
- الخطوة السابقة من أجل إعادة تنشيط الدماغ.
- الآن يمكنك البدء في مهمة جديدة.
- هذه التقنية مناسبة للأشخاص الذين يشعرون بالملل والإرهاق سريعاً.
استراتيجية أو مصفوفة أيزنهاور
اخترعها دوايت أيزنهاور قبل أن يصبح رئيساًً للولايات المتحدة عام 1953، حيث كان يواجه الكثير من الصعوبات في حل بعض المشكلات واتخاذ القرارات أثناء الحرب العالمية الثانية، تقوم المصفوفة على تقسيم المشكلات لأربع قوائم، كل قائمة تضم مشكلة ويتم التصنيف حسب الأهمية، يتم تقسيم المَهام إلى مُهمة وغير مُهمة، عاجلة وغير عاجلة،
الجزء العلوي من المصفوفة يضم المهام عالية الأهمية والعاجلة، طبقاً لأيزنهاور، المهام “المشكلات” الموجودة بالجزئين السفليين لا قيمة لهما، المستفيدون من هذه الاستراتيجية هم أصحاب المناصب القيادية والمفكرون.
قانون باركنسون
يقوم على مبدأ “تحديد وقت معين مع ضرورة الالتزام به لإنجاز العمل مهما كانت صعوبته”،
تم وصفه على أنه أكثر أساليب تنظيم الوقت فائدة،
مثال للتطبيق: قم بفصل الكهرباء عن اللاب توب الخاص بك، ثم حاول الانتهاء من كتابة المقال قبل نفاذ البطارية،
هذا القانون مناسب جداً للأشخاص الذين يجيدون العمل تحت ضغط، هناك بعض القواعد العامة الأخرى التي قد تساعدك على النجاح في استغلال الوقت مثل:
- الابتعاد عن الأشياء التي قد تشتت تركيزك أثناء العمل كالهاتف المحمول.
- أيضاً الاستيقاظ مبكراً، مما يجعلك تشعر أن اليوم أطول وبالتالي ستنجح في إنجاز الكثير.
- كذلك الاعتماد على بعض المنظمات مثل المفكرة الورقية، ضبط منبهات بمواعيد محددة بالهاتف تُذكرك بالمهام المطلوبة منك.
فوائد استراتيجيات الوقت
هناك بعض الفوائد لإدارة الوقت منها:
- الشعور الدائم بالراحة وعدم القلق الناتج عن تراكم المسؤوليات.
- كما أن التنظيم يجعلك تقوم بالكثير من الأعمال والمهام خلال وقت قصير.
- ستتمكن من زيادة إنتاجيتك أو الحصول على فرصة عمل إضافية.
- أيضاً سيعود عليك الأمر بمزيد من الراحة الجسدية.
تنظيم الوقت للدراسة
على الطالب أن يقوم بإدارة وقته للاستعداد للاختبارات، وذلك من خلال النصائح التي ينقلها لكم موقعنا:
- النوم مبكراً والاستيقاظ مبكراً، مع تثبيت مواعيد النوم والاستيقاظ.
- تقسيم المواد العلمية حسب صعوبتها بالنسبة لك، كذلك التركيز على النقاط الغير مفهومة أكثر.
- ترك أي شيء قد يشتت الانتباه جانباً.
- أيضاً عزيزي القارئ ، لا تنس أخذ قسط من الراحة، حتى تُجدد نشاطك.
- كذلك تخصيص وقت لقضائه مع العائلة والأصدقاء.
- اتباع نظام غذائي صحي ومتوازن سيجعلك دائم النشاط والتركيز، وبالتالي توفير الوقت.
- بالإضافة لما سبق، لا تنس ترتيب غرفتك وأدوات المذاكرة، فذلك سيسهل عليك الكثير.
جدول للتنظيم
يساعد الجدول على تنظيم الوقت والمهام بصورة أفضل كما سيساعدك على ترتيب الأولويات وتحديد مدة معينة لتنفيذها، كما أن الجدول سيجعلك تعتاد التنظيم ويصبح جزء مهم من روتينك اليومي مدى الحياة، وليس خلال مدة زمنية معينة.
مثال الأول
- قم برسم 8 أعمدة رأسية و 9 أعمدة أفقية.
- بعد ذلك نقوم بتقسيم الخانات على أيام الأسبوع بشكل رأسي.
- نكتب الوقت والمهام المحددة بشكل أفقي.
- عليك تحديد الوقت المناسب لإتمام كل مُهمة أو مادة دراسية طبقاً لقدرتك على الفهم والاستيعاب.
مثال الثاني
التنظيم عن طريق البيانات المجدولة لا يقتصر على أوقات الدراسة فقط، بل يمكن استخدامه لتنظيم اليوم الطبيعي لأي شخص، وبالإضافة لتنظيم الأعمال المنزلية ما بين الطهي والتنظيف والتسوق، سيساعد الجدول على تذكّر:
- مواعيد الدواء.
- المناسبات العائلية.
- كذلك التمارين الرياضية.
- وضع قائمة يومية بالطعام.
- بالإضافة للروتين اليومي للعناية الشخصية.
الخلاصة
في النهاية نود القول أن تنظيم الوقت لا غنى عنه إن أردت النجاح في حياتك على كافة المستويات، كما سيجعلك تشعر أن هناك متسع من الوقت لفعل المزيد والمزيد.
المصادر:
